Dela på:
Så förhandlar du med leverantörer
Att förhandla med leverantörer är inte bara något för näringslivet. Som skolledare har du mycket att vinna på att vässa din förmåga att pressa priser, skapa mervärde och förlänga livslängden på varje krona. Här får du konkreta råd som hjälper dig att få ut mer av skolans inköp – utan att tumma på kvaliteten.
Se leverantörens perspektiv – och stärk din förhandlingsposition
För att lyckas i en förhandling behöver du förstå vad som driver din motpart. Leverantörer vill ha långsiktiga relationer, stabila intäkter och så lite friktion som möjligt i samarbetet. Som rektor kan du använda detta till din fördel.
Inför ett inköpsmöte – oavsett om det gäller läromedel, IT eller städtjänster – bör du samla fakta:
Vilka andra aktörer erbjuder liknande tjänster? Vad har andra skolor betalat? Finns det något i din verksamhet som gör dig till en attraktiv kund, till exempel en stor elevgrupp eller flera skolor i samma kommun? Ju mer du vet, desto starkare blir din position.
Tänk också på att ställa rätt frågor, som “Hur ser ni på ett samarbete över tre år?”, “Vilka rabatter kan ni erbjuda vid större volymer?” eller “Hur ser ni på möjligheten att inkludera service i priset?” Du signalerar då att du är både intresserad och strategisk.
Skapa mervärde – mer än bara priset räknas
Att få ett lägre pris är bara en del av förhandlingen. Den verkliga vinsten ligger ofta i det som inte står på fakturan. Det kan handla om extra utbildning för personalen, utökad garanti, fri support eller snabbare leverans.
Ett konkret exempel: En rektor på en F–6-skola förhandlade om ett digitalt läromedel. Istället för att endast fokusera på priset, bad hon leverantören att inkludera en heldagsutbildning för lärarna samt en årlig utvärdering – utan extra kostnad. Resultatet blev att skolan inte bara fick ett digitalt verktyg, utan också bättre implementering och högre användning bland lärarna. Hur applicerar du detta i din verksamhet? Börja med att göra en lista över vad som skulle förenkla användningen av det du köper in. Kanske behöver personalen support? Kanske är en uppstartsträff avgörande? Lyft dessa önskemål tidigt i processen. Leverantörer säger oftare ja till sådant som inte påverkar deras marginaler direkt – men som kan ge dig stort värde.
Sänk priset – utan att tumma på kvaliteten
Att få ner priset handlar sällan om att vara tuff, utan om att visa att du har alternativ. Ta in flera offerter, och våga nämna konkurrenternas villkor. Kombinera olika inköp – till exempel flera produkter från samma leverantör – för att uppnå volymrabatt. Fundera också på om det finns flexibla leveranstider eller betalningsvillkor som kan ge lägre kostnad. Kvalitet behöver inte offras – men du måste visa att du är en aktiv köpare med koll.
Skapa en intern inköpsstrategi – få med kollegorna och tänk långsiktigt
En vanlig orsak till dyra eller dåliga inköp i skolor är att besluten tas snabbt, av en eller två personer, utan helhetssyn. Genom att skapa en intern inköpsstrategi blir det lättare att fatta genomtänkta beslut som håller över tid. Börja med att ta fram en enkel mall där behov, mål, alternativ och utvärderingskriterier listas. Involvera exempelvis biträdande rektor, ekonom eller ansvarig lärare – flera perspektiv gör besluten bättre. Dokumentera vad som förhandlades, vad som utlovats och vilka mervärden som ingår. Det gör framtida uppföljningar enklare och skapar en lärande organisation.
En annan viktig del är att schemalägga uppföljningsmöten med leverantörer. Genom att ha en årlig avstämning kan du tidigt upptäcka brister och se till att ni får det ni betalar för. Det stärker relationen och gör dig till en professionell beställare – vilket i sin tur ofta leder till bättre villkor nästa gång. Kort sagt: Gör inköp till en del av skolans strategiska arbete, inte något som bara sker när ett avtal löper ut.
ANNONS
