Måste skolan ha samtycke för skolfotografering?
Skolan måste alltid ha en rättslig grund för att behandla bilder på elever, eftersom ett foto där eleven kan identifieras är en personuppgift. Vid traditionell skolfotografering, till exempel porträttfoto, klassfoto eller skolkatalog som ligger utanför skolans ordinarie verksamhet, är samtycke ofta den rättsliga grund som blir aktuell. IMY anger att samtycke vanligtvis inte kan användas som rättslig grund i skolans ordinarie verksamhet eftersom eleven står i beroendeställning till skolan, men att samtycke kan användas utanför skolans ordinarie verksamhet, exempelvis vid skolfotografering.
Ja, i många fall behöver skolan samtycke för skolfotografering, men svaret beror på vad bilderna ska användas till.
Det är viktigt att skilja mellan olika situationer:
Skolfotografering för porträtt, klassfoto, skolkatalog eller försäljning till vårdnadshavare ligger normalt utanför skolans kärnuppdrag. Här är samtycke ofta den mest relevanta rättsliga grunden, särskilt om bilderna ska göras tillgängliga via en extern leverantör eller användas i en katalog.
Elevbilder i skolans interna system kan i vissa fall ha ett annat syfte, till exempel identifiering eller intern administration. Då behöver skolan göra en egen bedömning av rättslig grund, ändamål, nödvändighet och säkerhet. Det ska inte blandas ihop med kommersiell skolfotografering eller skolkataloger.
Publicering på webbplats, sociala medier eller i marknadsföring kräver särskild försiktighet. Även om en elev har fotograferats för ett ändamål betyder det inte automatiskt att bilden får användas för ett annat.
För rektor är den praktiska slutsatsen att skolan behöver ha en tydlig rutin innan fotodagen. Det ska framgå vem som ansvarar för informationen till vårdnadshavare, vilka elever som får fotograferas, hur nej-svar hanteras, vilka uppgifter som lämnas till fotografen och hur bilderna sparas, delas och raderas.
Ett samtycke ska inte vara dolt i allmän information. Det behöver vara begripligt, frivilligt och kopplat till ett tydligt ändamål. IMY anger att det ska vara lika lätt att återkalla ett samtycke som att lämna det, och att den som begär samtycke ska informera om bland annat vem som begär samtycket, vilka personuppgifter som behandlas, för vilket syfte och att samtycket kan återkallas.
Tre viktiga saker att tänka på
Skilj mellan intern elevadministration, klassfoto, skolkatalog och publicering.
Kontrollera vem som är personuppgiftsansvarig för respektive behandling.
Kontrollera särskilt hur elever med skyddade personuppgifter hanteras.
Leverantörer som kan hjälpa dig
Vanliga misstag
1. Porträttfoto, klassfoto, skolkatalog, interna elevbilder och publicering på webb/sociala medier är olika ändamål. Ett ja till skolfoto innebär inte automatiskt ja till andra typer av bildanvändning.
2. Samtycket bör vara tydligt kopplat till vad bilden ska användas till. Det är riskabelt att skriva ett allmänt “jag godkänner fotografering” utan att förklara ändamål, lagring, leverantör och hur samtycket kan återkallas.
3. Att sakna praktisk rutin för nej-svar. Det räcker inte att vårdnadshavare kan säga nej. Skolan måste också ha en fungerande rutin så att elever utan samtycke inte fotograferas eller hamnar i katalog, klassfoto eller digitalt beställningssystem av misstag.